POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. 

BOGOTÁ, D.C. MARZO DEL 2016 

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., adopta la siguiente política con el fin de informar a los clientes, proveedores, colaboradores y terceros en general la política aplicable a la entidad para el tratamiento de protección de datos personales e información que se encuentre en la base de datos corporativa. 

De esta manera, AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de finalidad, legalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, acceso y circulación restringida y confidencialidad. 

1 GENERALIDADES 

1.1 Identificación del responsable del tratamiento 

1. a) Nombre de la entidad: AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S.
2. b) Domicilio y dirección: La empresa tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá, Ubicada en la Calle 53 No. 22 - 64 Of. 503
3. c) Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
4. d) Teléfono: (57-1) 2111690

1.2 OBJETIVO DE LA POLÍTICA 

La presente política tiene por objeto adoptar el procedimiento para el tratamiento de datos personales, con el fin de proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad de AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., o cuyo tratamiento ha sido encargado a AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013. 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. está comprometida con el respeto de los derechos de sus usuarios. Por eso, adopta el presente manual de políticas de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales. 

Estas políticas son de obligatorio cumplimiento por parte de todos los colaboradores de AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. en el cumplimiento de sus funciones, así como también para los contratistas y terceros que laboren en representación de AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. 

1.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN 

Los presentes términos y condiciones aplican para los datos recolectados en forma presencial, no presencial y/o virtual registrados en cualquier base de datos de AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. exige al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos. 

1.4 DEFINICIONES 

Para efectos de una mayor comprensión de la aplicación del presente manual, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012 mencionamos las siguientes definiciones: 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 

Aviso de privacidad: comunicación verbal, documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. 

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. 

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

2 PRINCIPIOS 

2.1 Principio de finalidad 

El tratamiento de todos los datos personales recolectados por AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. obedece a los objetivos establecidos por la ley y la finalidad de acuerdo a la naturaleza y actividad económica de la empresa. 

2.2 Principio de legalidad 

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen. 

2.3 Principio de libertad 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley. En los demás casos, AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales. 

2.4 Principio de veracidad 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., garantiza que la información contenida en sus bases de datos que estén sujetas a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Cuando la veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. frente a su calidad. 

2.5 Principio de transparencia 

El titular en cualquier momento puede obtener de AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

2.6 Principio de seguridad 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., se encargará de proporcionar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

2.7 Principio de acceso y circulación restringida 

El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. 

2.8 Principio de confidencialidad 

Todas las personas que en ACOLCEX, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 

3 AUTORIZACIÓN 

3.1 AUTORIZACIÓN 

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. 

3.2 FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. ha implementado mecanismos a través de medios técnicos que facilitan al Titular de los datos su manifestación automatizada; la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Vía telefónica, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de Información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., deberá conservar prueba del cumplimiento de lo aquí previsto, y entregar copia de esta, a solicitud del Titular. El Titular de los datos AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., puede suministrar esta información a las entidades vinculadas o aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información. 

3.3 AVISO DE PRIVACIDAD 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

4 TRATAMIENTO 

4.1 DATOS PÚBLICOS 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia. 

4.2 DATOS SENSIBLES 

Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares, siempre que se trate de nuevos datos, informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. 

Para el tratamiento de los datos sensibles AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. cumplirá con las siguientes obligaciones: 

1. Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.
2. Informar al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
3. AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.

5 DERECHOS Y DEBERES 

5.1 DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos: 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad.
3. Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5.2 DEBERES DE AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los

Titulares. 

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.3 AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber: 

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. b) Datos de naturaleza pública.
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

5.4 Manifestación de la autorización 

La autorización a AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: 

1. a) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que coloque a disposición AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX
2. b) Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. c) El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. d) Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

5.4.1 Medios para otorgar la autorización 

ACOLCEX obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por ACOLCEX de manera previa al tratamiento de los datos personales. Prueba de la autorización ACOLCEX conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia ACOLCEX podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. 

6 ACCESO, CONSULTA, RECLAMOS, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN 

6.1 DERECHO DE ACCESO 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. garantiza el derecho de acceso a la información que le concierne solamente al titular conforme a la ley 1581 de 2012. De esta manera, AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías: 

1. La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
2. La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
3. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

6.2 CONSULTA 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos y cuyo tratamiento esté a cargo de AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. 

En consecuencia, AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. 

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. garantiza: 

1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

6.2.1 Requisitos para la consulta 

Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación. Para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso. 

Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. adjuntando la información anteriormente relacionada. 

6.3 RECLAMOS 

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable. 

6.3.1 Requisitos para realizar reclamos 

Los titulares podrán presentar un reclamo ante AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., de acuerdo con el siguiente procedimiento: 

• El reclamo se formulará mediante un oficio o vía electrónica, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, teléfono y lugar de contacto y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para esto AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. actúa con base a lo siguiente: 

1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
2. AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. considere pertinentes y seguros.
3. AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S., podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S.

6.4 SUPRESIÓN DE DATOS 

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: 

2012. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2013. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
2014. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: 

1. a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas

a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 

1. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
2. d) En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

6.5 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. 

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse: 

1. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; y
2. La segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado.

Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. 

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. 

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. 

Los mecanismos o procedimientos que AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 

7 DISPISICIONES FINALES 

AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. designa al área administrativa o quien haga sus veces para cumplir con la función de protección de datos personales. 

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX S.A.S. o envíe su consulta directamente o a través de los siguientes canales de comunicación. 

Tel: +57 + 601 7451252 

Email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

8 ENTRADA EN VIGENCIA 

La presente política entra en vigencia a partir del 29 de marzo del 2016