El Riesgo Oculto de los Sistemas de Gestión  

Uno de los principales desafíos en el ámbito de las cadenas logísticas es la implementación de sistemas de gestión que aseguren de manera efectiva la entrega oportuna de mercancías a los clientes finales, manteniendo la calidad deseada por los fabricantes o productores. Este desafío se torna aún más crucial cuando se trata de alimentos, medicamentos y productos perecederos.

En estas cadenas logísticas, no es suficiente con garantizar la correcta llegada de la mercancía a su destino. También es fundamental prevenir actividades como el lavado de activos y la financiación del terrorismo, así como asegurarse de que los servicios se brinden con actores seguros y asociados de negocios de confianza.

Durante las últimas dos décadas, se han desarrollado normas y estándares para la implementación de sistemas de gestión en control y seguridad. Estas normas se han convertido en herramientas clave para garantizar la seguridad en la cadena de suministro. En estas iniciativas, se han considerado aspectos tan importantes como la contratación de personal confiable, mecanismos de seguridad de la carga, inspecciones de mercancía, seguridad perimetral y seguridad de la información, especialmente en el ámbito digital.

A menudo, estos sistemas de gestión incluyen la creación de formatos, documentos, manuales y procedimientos para respaldar los planes de capacitación necesarios para mejorar continuamente los procesos. Sin embargo, el problema crítico surge cuando se introducen formatos y documentos que buscan rastrear las operaciones y medir indicadores operativos y de seguridad. En este punto, puede ser necesario registrar fechas importantes, listas de verificación de tareas y otros datos. Con el tiempo, estos formatos pueden volverse tan complejos que resultan abrumadores y, en muchas ocasiones, dificultan más que facilitan las operaciones logísticas.

Es fundamental comprender que la implementación de estos controles es esencial para revisar y mejorar los procesos, pero también conlleva un riesgo significativo. En el afán de controlar todos los aspectos, a veces se crean formatos que no cumplen con las expectativas reales de las partes involucradas en el proceso.

Para mitigar este riesgo, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Analizar detenidamente los procesos y determinar dónde es necesario recopilar información relevante. Evite la redundancia de formatos y asegúrese de que la información se registre de manera consolidada.   

2. Establecer ciclos de mejora continua para validar los cambios en los procesos. Evite desarrollar documentos y formatos estáticos que acumulen casillas y registros innecesarios con el tiempo.  

3. Aprovechar los sistemas de información y las nuevas tecnologías. Los sistemas de gestión deben estar alineados con la implementación de sistemas de información que respalden los procesos. Esto ayuda a registrar costos, tiempos y recursos de manera eficiente.  

4. Promover un cambio cultural que incorpore el registro de actividades, tiempos y verificaciones como parte integral de la operación logística. Debe considerarse el desarrollo de estrategias y sistemas informáticos que integren el control como una característica fundamental de la operación.  

5. Utilizar dispositivos electrónicos para medir el tiempo, la geolocalización y el reporte de actividades. Estos dispositivos pueden ser herramientas valiosas para recopilar información crucial del proceso sin depender en exceso de la digitación manual.   

En conclusión, la implementación de sistemas de gestión en control y seguridad es esencial en las cadenas logísticas, pero debe hacerse de manera inteligente y efectiva. Evitar la burocracia y el exceso de documentación es clave para mantener la agilidad y la eficiencia en las operaciones logísticas. La tecnología y un cambio cultural hacia el control integrado son elementos fundamentales para garantizar el éxito en esta tarea.